Privacyverklaring

We vragen soms om je persoonsgegevens. Waarom doen we dat en hoe gaan we om met jouw gegevens? Lees meer hierover in de privacyverklaring hieronder. 

1. Hoe gaat Kooching om met jouw persoonsgegevens?

Kooching beperkt het verwerken van persoonsgegevens tot een minimum. Er zijn echter altijd bepaalde persoonsgegevens nodig, zoals voor de afname van de diensten die we bieden. Zo vragen we bijvoorbeeld een aantal persoonsgegevens: voor het juist adviseren en correct uitvoeren van IFS-therapie, ademwerk en leefstijlcoaching. Ook in andere gevallen hebben wij persoonsgegevens van je nodig. Bijvoorbeeld wanneer je je aanmeldt voor onze e-mailcommunicatie zoals een nieuwsbrief of een contactformulier.  

We gaan heel zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. De gegevens worden in principe niet aan derden verstrekt, alleen als dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of als we hiertoe wettelijk verplicht zijn (zie punt 9). Wij doen verder ons uiterste best om deze gegevens zo goed mogelijk te beveiligen. We bewaren persoonsgegevens zo kort mogelijk (zie punt 8). We houden hierbij rekening met de wettelijk verplichte termijnen die gelden voor het bewaren van bepaalde gegevens.

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt als wij een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting hiervoor hebben of als jij zelf (direct of indirect) hiervoor toestemming hebt gegeven. Als eigenaar van jouw persoonsgegevens kan je deze toestemming ook weer intrekken en jouw persoonsgegevens laten verwijderen (zie punt 14).

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Met persoonsgegevens bedoelen we: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon is te herleiden.

3. Wat is het verwerken van persoonsgegevens?

Onder verwerking verstaan we elke handeling die wordt verricht met betrekking tot persoonsgegevens, zowel digitaal als op papier. Bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van persoonsgegevens.

4.Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld?

Websitebezoek

Op onze website worden verschillende diensten aangeboden. Zo kun je je opgeven voor internal family systems therapy of een coachingstraject. Je kunt een (online) event of training reserveren. Ook kun je via de website je aanmelden voor de nieuwsbrief of vragen om contact met je op te nemen. In al deze gevallen vragen wij jou om persoonsgegevens om jouw aanvraag, verzoek of vraag zo goed mogelijk te kunnen afhandelen.

Op onze website maken we gebruik van cookies, analytics en andere technieken. Dat doen we om de websites goed te laten werken en ook om gegevens te verzamelen waarmee we de websites kunnen verbeteren. Het gaat hierbij om de website kooching.nl. alsook voor de domeinnaam: internalfamilysystems-therpie.nl die naar kooching.nl doorlinkt. Meer informatie over cookies en hoe wij hiermee omgaan lees je in ons cookiebeleid.

Individuele sessies en trajecten

We vragen en noteren een aantal (medische) gegevens met betrekking tot de sessies zoals IFS, leefstijlcoaching en ademwerk. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het veilig en correct uitvoeren van deze diensten. 

Wat voor gegevens verzamelen we?

Doordat je gebruikmaakt van onze diensten, graag op de hoogte blijft van onze activiteiten, of ons wilt volgen via sociale media en je hiervoor bepaalde persoonsgegevens hebt ingevuld, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je verwerken:

• geslacht (alleen voor het bestellen van online tickets);
• voor- en achternaam;
• adres; 
• woonplaats;
• landgegevens;
• telefoonnummer; 
• e-mailadres;
• overige informatie die door de bezoeker van de website vrijwillig wordt verstrekt en/of waar de bezoeker ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven om te mogen verwerken; 
• IP-adres als je een aanvraag- of contactformulier via de website invult en verzendt;
• Medische gegevens

5. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

6. Waarom doen wij dit?

• om jouw reservering, verzoek of andere (online) activiteit te kunnen afhandelen;
• om contact te kunnen opnemen als er problemen zijn met of vragen zijn over de uitvoering van de overeenkomst;
• om contact te kunnen opnemen als er urgente wijzigingen zijn die gevolgen hebben voor de datum of het tijdstip van jouw afspraak voor een sessie;
• om jouw behandelingen zo prettig mogelijk te laten verlopen;
• om jou de service te kunnen geven die wij belangrijk vinden, zoals het toesturen van informatie voorafgaand aan een therapie-sessie;
• om de afgenomen dienst(en) in rekening te brengen;
• om jouw vragen te kunnen beantwoorden of jouw klacht te kunnen afhandelen;
• als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken. Bijvoorbeeld als je op de hoogte gehouden wilt worden over ons of om onze dienstverlening te verbeteren.

7. Verwerking door derde partijen.

Wij verstrekken persoonsgegevens aan derden als dat nodig is om technische redenen (bijvoorbeeld omdat wij zelf niet over de benodigde techniek beschikken) of vanwege een (wettelijke) verplichting.

In dergelijke gevallen zullen wij een derde partij inschakelen die voldoet aan onze veiligheidsnormen en privacyrichtlijnen.

Het kan voorkomen dat we genoodzaakt zijn aangifte te doen, bijvoorbeeld in het geval van diefstal of het plegen van fraude. We zullen dan de hiervoor benodigde persoonsgegevens doorgeven aan politie of justitie. Daarnaast kunnen politie, justitie, toezichthouders en/of de Belastingdienst op grond van de wet gegevens bij ons opvragen. Verder kan de rechter ons verplichten gegevens te verstrekken. In al deze gevallen moeten wij de benodigde persoonsgegevens aan derden worden verstrekt.

8. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Alle gegevens die zijn verzameld ten behoeve van het afnemen van onze producten en/of diensten zullen na het volledig afronden hiervan zo spoedig mogelijk worden verwijderd. Als verwijdering technisch niet mogelijk is worden gegevens waar mogelijk geanonimiseerd. In sommige gevallen zijn wij gehouden aan een wettelijk verplichte bewaartermijn. 

Als je je hebt ingeschreven voor onze e-mailcommunicatie (zoals nieuwsbrieven) verwerken wij jouw gegevens totdat jij aangeeft dat je geen e-mailcommunicatie meer wilt ontvangen of verwijderd wilt worden uit ons bestand. Voor het afmelden van de nieuwsbrief kun je gebruikmaken van de link ‘Afmelden’ onder aan de nieuwsbrief.

9. Delen wij persoonsgegevens met anderen?

Persoonsgegevens worden uitsluitend aan derden verstrekt als dit nodig is voor de uitvoering van de met jou gesloten overeenkomst, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of om mee te werken aan een onderzoek van politie of andere autoriteiten. Zie ook punt 7.

10. Doorgifte buiten EU

Jouw persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verwerkt en bewaard in de Europese Unie.

11. Social Media

Kooching maakt gebruik van sociale media om je te inspireren, om je op de hoogte te houden van onze activiteiten, om nieuws over ons met je te delen, om online activiteiten of evenementen aan te kunnen bieden en om je een kijkje achter de schermen te geven. Ook reageren we op jouw vragen en opmerkingen. Je kunt ons volgen op Instagram, WhatsApp, YouTube en LinkedIn.

Als je deze sociale media gebruikt, ben je akkoord gegaan met de voorwaarden van het socialmediaplatform dat je gebruikt. Op sociale media plaatsen we ook advertenties. Je krijgt onze advertenties te zien op basis van de gegevens die het sociale media-platform met jouw toestemming verzamelt, bijvoorbeeld dat je ons volgt, je leeftijd, in welk land je woont of dat je geïnteresseerd bent in onderwerpen gerelateerd aan mentale gezondheid.

Kooching heeft geen invloed op de persoonsgegevens die de verschillende sociale media-platforms van jou verzamelen. Zij zijn zelf verantwoordelijk om zich te houden aan de wet. Meer informatie over hoe het platform omgaat met jouw gegevens is veelal te vinden in de voorwaarden van het platform of hun privacyverklaring. Vaak is het ook mogelijk om jouw privacy-instellingen te beheren in de instellingen van jouw sociale media-profiel.

12. Google Analytics

Kooching gebruikt Google Analytics om inzicht te krijgen in het bezoek van de website. Met die kennis verbeteren we de website. De gegevens leiden niet naar individuele personen. Lees meer over het privacybeleid van Google.

13. Cookies

Op onze website gebruiken we cookies om de websites goed te laten functioneren en om het gebruik van de sites te analyseren. Meer hierover lees je in ons cookiebeleid.

14. Welke rechten heb je?

Omdat we persoonsgegevens van je gebruiken, heb je verschillende rechten. Deze rechten zetten we hieronder voor je op een rijtje.

Recht op informatie
We moeten je op een begrijpelijke en heldere manier uitleggen wat we met je gegevens doen en welke controle je daarover hebt. Daarom leggen we in deze privacyverklaring uitgebreid uit welke gegevens we van je verzamelen en hoe we met je gegevens omgaan.

Recht op inzage
Je mag ons altijd vragen om je gegevens die we van je hebben in te zien.

Recht op correctie
Je mag ons vragen om je gegevens te laten corrigeren als deze niet juist of onvolledig zijn.

Recht om bezwaar te maken
Je mag bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens als je het niet eens bent met de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan. Dit recht geldt voor de gegevens die we gebruiken voor direct marketing. Zo kun je bij ons aangeven dat je niet langer mail van ons wilt ontvangen. Dat geldt ook voor gepersonaliseerde aanbevelingen op onze website.

Recht op dataportabiliteit
Ben je klant bij ons of heb je toestemming gegeven voor het gebruik van je gegevens, dan mag je ons vragen om je de digitale gegevens te sturen die we van je hebben. Zo kun je die gegevens overdragen aan een andere organisatie als je dat wenst.

Recht op beperking
Je mag ons vragen om het gebruik van je gegevens te beperken. Dit betekent dat we in bepaalde gevallen je gegevens alleen mogen bewaren maar niet gebruiken.

Recht om vergeten te worden
Je mag ons vragen om alle gegevens die we van je hebben te verwijderen. We verwijderen dan alle gegevens die tot jou herleidbaar zijn. In sommige gevallen kunnen of mogen we je gegevens nog niet verwijderen. Zo moeten we sommige gegevens 7 jaar bewaren voor de belastingdienst.

Recht om een klacht in te dienen
Je mag een klacht indienen over de wijze waarop we met je gegevens omgaan. Heb je een klacht dan lossen we die graag voor je op. Neem daarvoor contact op met ons. Ook mag je je klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens neerleggen. Uiteraard hopen we dat het niet zover komt, maar in het uiterste geval mag je ook naar de rechter stappen. In dat geval is het de rechtbank in de vestigingsplaats van Kooching die je klacht gaat behandelen.

Hoe dien ik een aanvraag of klacht in?
Stuur je aanvraag of klacht naar ons via: contact@kooching.nl. We verwerken je aanvraag of klacht binnen 30 dagen. Gaat het om meerdere aanvragen of klachten of is je aanvraag of klacht complex, dan kan dit meer tijd met zich meebrengen. In dat geval nemen we uiterlijk binnen 60 dagen contact met je op. We kunnen je vragen om je te identificeren. In dat geval vragen we bij je gegevens op om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn.

15. Hoe dien je een klacht in?

Stuur je aanvraag of klacht naar ons via contact@kooching.nl. We verwerken je aanvraag of klacht binnen 30 dagen. Gaat het om meerdere aanvragen of klachten of is je aanvraag of klacht complex, dan kan dit meer tijd met zich meebrengen. In dat geval nemen we uiterlijk binnen 60 dagen contact met je op. We kunnen je vragen om je te identificeren. In dat geval vragen we bij je gegevens op om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn.

Heb je het idee dat wij niet zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaan en wij jouw klacht hierover niet serieus nemen, dan heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Beveiliging persoonsgegevens

Kooching doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal en naar de laatste stand der techniek te beveiligen en verwacht dit ook van haar verwerkers. Onze website heeft een ssl-certificaat zodat gegevens veilig en versleuteld worden verzonden. Dit is te herkennen aan een slotje voor de url in de adresbalk van de browser.

Mocht je toch de indruk hebben dat jouw gegevens niet goed zijn beveiligd, of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, of als je meer informatie wenst over de beveiliging van je persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via contact@kooching.nl.

17. Wijzigingen

Kooching behoudt het recht om veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring is aangepast op 26 juni 2024.